Faire valider une décision par votre client
Approuver un document, choisir entre des options, accepter une substitution : trois demandes qui n'engagent pas la même chose. Voici comment les poser et ce que chaque réponse signifie.
Choisir la bonne nature de demande
C'est le seul choix qui demande un instant de réflexion. Le reste suit.
| Nature | Quand l'utiliser | Ce que le client peut répondre |
|---|---|---|
| Approbation | Un plan, une note, un principe à valider tel quel | Approuvé · Approuvé sous réserve · Refusé |
| Sélection | Un choix entre plusieurs options : matériaux, teintes, équipements | Une option retenue, éventuellement sous réserve |
| Substitution | Une entreprise propose autre chose que ce qui était prescrit | Acceptée · Refusée, après avis technique |
Pourquoi ne pas tout traiter comme une approbation ? Parce qu'un refus n'a pas de sens sur une sélection. Refuser toutes les options ne fait pas avancer le projet : il faut en retenir une, ou demander d'autres propositions. La plateforme refuse donc ce geste au lieu de l'enregistrer comme un blocage flou.
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Rédiger la demande
Un intitulé, ce sur quoi porte la décision, et l'échéance souhaitée. Pour une sélection, les options sont décrites une par une, avec leur prix et leur délai lorsqu'ils sont connus.
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Laisser le client répondre
Il reçoit la demande, la lit dans son espace, et répond. Sa réponse est datée, attribuée, et conservée telle qu'elle a été donnée.
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Traiter une approbation sous réserve
Elle exige au moins une condition écrite : sans condition, ce n'est pas une réserve, c'est un accord. La demande reste ouverte tant que les conditions ne sont pas traitées, et elle ne s'affiche jamais comme validée.
Le cas particulier de la substitution
Une entreprise propose un produit différent de celui qui était prescrit. C'est fréquent, et c'est là que les responsabilités se brouillent le plus facilement.
ArchLink impose deux étapes. D'abord votre avis technique : l'équivalence est-elle réelle ? Une substitution ne peut pas être acceptée sans que cette question ait été tranchée par quelqu'un dont c'est le métier.
Ensuite, s'il y a un impact sur le prix, le délai ou l'aspect, c'est au maître d'ouvrage de décider, pas à vous. Vous donnez un avis ; il engage son budget.
Une substitution sans prix est traitée comme ayant un impact. L'absence de chiffre n'est pas une preuve que c'est gratuit. C'est le plus souvent une information manquante, et la traiter comme neutre reviendrait à décider à la place du client.
Ce que vous en gardez
Chaque réponse est inscrite au journal du projet avec sa date, son auteur et son contenu exact. Le journal est chaîné : chaque entrée porte l'empreinte de la précédente, de sorte qu'une réécriture rétroactive serait visible.
Concrètement, cela veut dire que vous pouvez, deux ans plus tard, montrer non pas ce que vous croyez avoir été validé, mais ce qui l'a été.
Questions fréquentes
Puis-je relancer un client qui ne répond pas ?
Oui, et la relance conserve la trace de l'envoi. Une décision en attente depuis trop longtemps remonte dans le tableau de bord : c'est souvent ce qui bloque un chantier sans que personne l'ait formulé.
Une décision peut-elle être annulée ?
Une réponse donnée n'est pas effacée. Une nouvelle demande peut être ouverte sur le même sujet. C'est la façon honnête de revenir sur un accord, et elle laisse voir qu'il y a eu deux temps.